Mục đích
Phiếu nhập được sử dụng để ghi nhận việc đưa nguyên liệu, hàng hóa hoặc bán thành phẩm vào kho, phản ánh nguồn đầu vào hợp lệ phục vụ cho hoạt động sản xuất và xuất khẩu. Đây là chứng từ nền tảng để hình thành dữ liệu nguyên liệu đầu vào trong hệ thống.
Về bản chất , phiếu nhập giúp doanh nghiệp xác định rõ nguồn gốc của nguyên liệu, bao gồm thông tin hóa đơn, mã HS, số lượng, đơn giá và tình trạng xuất xứ. Toàn bộ dữ liệu này là cơ sở để hệ thống tính toán định mức (BOM), xác định tỷ lệ xuất xứ và đánh giá khả năng đáp ứng quy tắc xuất xứ khi lập hồ sơ C/O.
Trong SmartCO, mỗi phiếu nhập là nơi ghi nhận đầy đủ thông tin của nguyên liệu ngay từ thời điểm nhập kho, giúp hệ thống theo dõi xuyên suốt quá trình từ sử dụng cho sản xuất đến khi hình thành sản phẩm xuất khẩu. Việc khai báo phiếu nhập chính xác là cơ sở để đảm bảo dữ liệu luôn thống nhất giữa chứng từ thương mại, tồn kho và hồ sơ xin cấp C/O, đồng thời phục vụ việc kiểm tra, đối chiếu khi cần.
Tạo phiếu nhập
Nhập thủ công
Cho phép người dùng tự nhập từng dòng dữ liệu theo thực tế sử dụng nguyên liệu, không phụ thuộc vào báo cáo mua hàng sẵn có.
Bước 1: Tại màn hình danh sách Phiếu nhập > Bấm vào nút mũi tên chỉ xuống bên cạnh > Chọn “Nhập thủ công“
Bước 2: Nhập đầy đủ các thông tin theo form > Chọn loại xuất xứ > Ấn “Thêm mới” để hoàn thành.
Các trường thông tin cụ thể bao gồm:
STT: Số thứ tự của dòng nguyên liệu trong phiếu nhập, phục vụ việc quản lý và đối chiếu dữ liệu.
Mã nguyên liệu: Mã quản lý nội bộ do doanh nghiệp quy định, dùng để định danh nguyên liệu trong hệ thống và liên kết với các nghiệp vụ liên quan.
Tên nguyên liệu: Tên đầy đủ của nguyên liệu theo hóa đơn, tờ khai hải quan hoặc chứng từ nhập khẩu, đảm bảo thống nhất khi đối chiếu hồ sơ C/O.
Mã HS: Mã HS của nguyên liệu nhập khẩu, là căn cứ để:
-
Xác định quy tắc xuất xứ áp dụng
-
Đánh giá mức độ đáp ứng tiêu chí xuất xứ theo FTA
Số tờ khai: Số tờ khai hải quan của lô nguyên liệu nhập khẩu, dùng để chứng minh nguồn gốc và tính hợp lệ của nguyên liệu.
STT hàng: Số thứ tự dòng hàng của nguyên liệu trên tờ khai hải quan tương ứng.
Ngày đăng ký: Ngày đăng ký tờ khai hải quan của lô nguyên liệu, là mốc thời gian xác định tính hợp lệ của chứng từ nhập khẩu.
Số lượng: Số lượng nguyên liệu thực tế nhập khẩu hoặc sử dụng cho quá trình sản xuất hàng hóa xin cấp C/O.
ĐVT: Đơn vị tính của nguyên liệu (kg, tấn, mét, chiếc…), phải phù hợp với chứng từ nhập khẩu.
Đơn giá: Giá đơn vị của nguyên liệu theo chứng từ, dùng để tính trị giá nguyên liệu khi xác định hàm lượng xuất xứ.
Tiền tệ: Loại tiền tệ áp dụng cho đơn giá của nguyên liệu (VND, USD, EUR…), thống nhất với chứng từ liên quan.
Xuất xứ: Quốc gia hoặc vùng lãnh thổ xuất xứ của nguyên liệu theo hồ sơ nhập khẩu.
Loại xuất xứ : Trường thông tin dùng để xác định phạm vi áp dụng xuất xứ của nguyên liệu trong hồ sơ xin cấp C/O.
- Không xuất xứ: Nguyên liệu không tham gia vào việc xác định xuất xứ của hàng hóa xuất khẩu.
- Có phụ lục X: Nguyên liệu có liên quan đến hồ sơ xuất xứ, cần khai báo chi tiết để phục vụ việc tính toán hàm lượng xuất xứ theo quy định của Hiệp định thương mại tự do (FTA).
Nhập sổ chi tiết mua hàng
Là hình thức cập nhật dữ liệu mua hàng thông qua form mẫu (file excel), cho phép người dùng nhập hàng loạt dòng nguyên liệu trong một lần thao tác. Người dùng chỉ cần tải file mẫu, điền đầy đủ thông tin theo cấu trúc có sẵn và tải lên hệ thống.
Cách này giúp rút ngắn thời gian nhập liệu, giảm sai sót so với nhập từng dòng thủ công, đồng thời đảm bảo dữ liệu mua hàng được ghi nhận đầy đủ để phục vụ việc đối chiếu chứng từ và lập hồ sơ C/O.
Bước 1: Tương tự bước 1 của nhập thủ công > Chọn “Nhập Sổ chi tiết mua hàng“
Bước 2: Xuất hiện của sổ “Nhập sổ chi tiết mua hàng” > Nhấn chọn “Tải về file mẫu“
Bước 3: Mở file mẫu vừa tải > Nhập thông tin theo Nguyên liệu vào các cột thông tin tương ứng > Sau đó lưu file
Các trường thông tin tương tự như nhập thủ công
Bước 4: Quay lại màn hình hệ thống > Tích chọn hoặc kéo thả file vừa xử lý vào vùng “Nhập sổ chi tiết mua hàng” > Sau đó ấn “Nhập“
Bước 5: Xuất hiện bảng “Thêm phiếu nhập” chưa danh sách các nguyên liệu vừa nhập trong file excel > Người dùng check lại thông tin > “Lưu” để hoàn tất
Sau khi hoàn tất các bước trên, toàn bộ nguyên liệu chi tiết trong phiếu nhập sẽ được hệ thống ghi nhận và sẵn sàng sử dụng cho các nghiệp vụ quản lý sản xuất, xuất – nhập kho và lập hồ sơ C/O.
