Mục đích

Màn hình danh sách phiếu nhập cung cấp danh sách toàn bộ phiếu nhập nguyên liệu phát sinh trên hệ thống, cho phép người dùng theo dõi chi tiết số lượng nguyên liệu theo từng phiếu, tình trạng sử dụng và số tồn còn lại tại từng thời điểm. Thông tin trong mỗi phiếu nhập được cập nhật xuyên suốt và liên thông với các nghiệp vụ quản lý sản xuất, xuất – nhập kho và lập hồ sơ C/O.

Thông qua màn hình này, người dùng có thể thực hiện các thao tác tra cứu, cập nhật hoặc xóa phiếu nhập, đồng thời dễ dàng đối soát dữ liệu giữa chứng từ mua hàng, tồn kho và hồ sơ xuất xứ. Việc quản lý tập trung giúp đảm bảo dữ liệu nguyên liệu luôn chính xác, nhất quán và sẵn sàng phục vụ công tác kiểm tra, rà soát khi cần.

Các chức năng tại màn hình phiếu nhập

Tra cứu phiếu nhập

Cho phép người dùng tìm kiếm, lọc và xem chi tiết toàn bộ các phiếu nhập nguyên liệu đã được ghi nhận trên hệ thống. Việc tra cứu giúp nhanh chóng xác định nguồn gốc nguyên liệu, tình trạng sử dụng và phục vụ đối chiếu dữ liệu khi quản lý kho, sản xuất và lập hồ sơ C/O.

Các tiêu chí tra cứu:

Người dùng có thể kết hợp nhiều điều kiện để thu hẹp kết quả tìm kiếm, bao gồm:

• Mã nguyên liệu: Tra cứu theo mã quản lý nội bộ của nguyên liệu.

• Mã HS: Lọc các phiếu nhập theo mã HS của nguyên liệu.

• Số tờ khai: Tìm kiếm nguyên liệu theo từng tờ khai hải quan cụ thể.

• Ngày đăng ký: Tra cứu theo thời gian đăng ký tờ khai (toàn thời gian hoặc tùy chỉnh khoảng  thời gian muốn tra cứu).

• Có xuất xứ: Lọc theo trạng thái xuất xứ của nguyên liệu (tất cả/có phụ lục X/ không xuất xứ).

• Nguồn đầu vào: Phân loại theo nguồn dữ liệu nhập vào hệ thống (tờ khai nhập, hóa đơn VAT…).

• Ngày tạo: Tra cứu theo thời điểm tạo phiếu nhập trên hệ thống (toàn thời gian hoặc tùy chỉnh khoảng  thời gian muốn tra cứu).

 

Sắp xếp thứ tự hiển thị các trường thông tin

Cập nhật phiếu nhập

Mục đích

Chức năng Cập nhật phiếu nhập cho phép người dùng chỉnh sửa, bổ sung hoặc điều chỉnh thông tin nguyên liệu trong phiếu nhập nhằm đảm bảo dữ liệu phản ánh đúng thực tế nhập kho và luôn nhất quán trên hệ thống. Việc cập nhật kịp thời giúp dữ liệu phiếu nhập sẵn sàng phục vụ quản lý kho, sản xuất và lập hồ sơ C/O.

Các bước cập nhật

Cập nhật trực tiếp được sử dụng khi cần điều chỉnh thông tin của một phiếu nhập cụ thể phát sinh sai lệch hoặc thay đổi so với dữ liệu ban đầu. Hình thức này phù hợp với các trường hợp chỉnh sửa nhỏ, mang tính cục bộ như thay đổi số lượng thực nhập, đơn giá, thông tin xuất xứ hoặc bổ sung ghi chú. Việc cập nhật đơn lẻ giúp xử lý nhanh các tình huống phát sinh mà không ảnh hưởng đến các phiếu nhập khác, đảm bảo dữ liệu chính xác cho các nghiệp vụ tiếp theo như quản lý tồn kho, sản xuất và lập hồ sơ C/O.

1. Cập nhật đơn lẻ

Bước 1: Lọc và chọn phiếu nhập cần cập nhật → Click chọn dấu ba chấm (⋯) → Chọn Cập nhật.

Bước 2: Tại form “Cập nhật phiếu nhập” Cập nhật các trường thông tin cần thay đổi → Nhấn Lưu để hoàn thiện.

Dữ liệu mới sẽ được áp dụng cho các nghiệp vụ phát sinh tiếp theo.

2. Cập nhật hàng loạt

Cập nhật hàng loạt được sử dụng khi cần điều chỉnh đồng thời nhiều phiếu nhập có cùng loại sai lệch hoặc thay đổi theo một quy tắc chung. Hình thức này đặc biệt hữu ích trong các tình huống cập nhật lại thông tin xuất xứ, điều chỉnh số lượng theo kết quả đối soát, hoặc chuẩn hóa dữ liệu sau khi rà soát hồ sơ. Cập nhật hàng loạt giúp tiết kiệm thời gian thao tác, giảm rủi ro sai sót do nhập thủ công lặp lại và đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu trên toàn hệ thống.

Bước 1:
Lọc và tích chọn nhiều phiếu nhập cần cập nhật → Chọn Cập nhật hàng loạt.

Bước 2:
Tại bảng cập nhật phiếu nhập, nhập hoặc điều chỉnh các thông tin cần cập nhật cho từng dòng nguyên liệu (ví dụ: số lượng, đơn giá, loại xuất xứ).

Bước 3:
Kiểm tra lại toàn bộ thông tin → Nhấn Lưu để hoàn tất.

Dữ liệu mới sẽ được áp dụng cho các nghiệp vụ phát sinh tiếp theo.

Đổi xuất xứ

Mục đích

Chức năng Đổi xuất xứ cho phép người dùng cập nhật lại thông tin xuất xứ cho nguyên liệu đã nhập kho trong các trường hợp bổ sung hồ sơ chứng từ, điều chỉnh thông tin sau đối soát hoặc xác định lại khả năng đáp ứng quy tắc xuất xứ khi lập hồ sơ C/O. Việc cập nhật đúng xuất xứ giúp dữ liệu nguyên liệu nhất quán, phục vụ chính xác cho tính toán hàm lượng xuất xứ và xét cấp C/O.

Các bước đổi xuất xứ

Bước 1: Lọc và tích chọn phiếu nhập/nguyên liệu cần đổi xuất xứ > Nhấn chọn “Đổi xuất xứ“

Bước 2: Hệ thống sẽ mở form cập nhật cho phép người dùng lựa chọn lại xuất xứ phù hợp (có xuất xứ / không xuất xứ) 

 

Bước 3: Sau khi cập nhật > Ấn “Xác nhận”  để hoàn thành

Sau khi đổi xuất xứ thành công, trạng thái xuất xứ của nguyên liệu trong phiếu nhập sẽ được cập nhật ngay trên danh sách. Thông tin này sẽ được sử dụng xuyên suốt trong quản lý tồn kho, sản xuất và lập hồ sơ xin cấp C/O, đảm bảo dữ liệu chính xác và có thể đối soát khi cần kiểm tra hoặc hậu kiểm.